好感度アップのビジネスメールとは？／ラクラク代筆！スピーチ＆お手紙サポート

ビジネスメールの基本的な構成

●宛先：TO
メインで送りたい相手のアドレスを入力します。

●宛先：CC
情報共有などの目的で念のため目を通してもらいたい相手に送ります。CCに入っている相手は全員に開示されます。

●宛先：BCC
基本的な使い方はCCと同じです。TOの相手とCCの相手には開示されないようにしたい相手に使います。

●件名（タイトル）
最も重要なのがタイトルです。短く簡潔に何についての用件かを記入します。期日がある場合は期日も記入します。

●本文
以下で詳しく解説します。

本文の内容について

●挨拶
「いつもお世話になっております。○○社の××です･･･」が一般的です。初めての相手には「初めてメールいたします･･･」、返信をくれた相手には「ご返信ありがとうございます･･･」など記述しましょう。

●用件
まず冒頭で、何の用件で何を求めているかが分かるように記述します。それから詳細内容を記述します。
内容は短く簡潔に。段落やリスト、箇条書きを用いて見やすくしましょう。また数行ごとに行間を空け、まとまりを作りましょう。
5W1H(誰が・どこで・いつ・何を・なぜ・どうする)を意識します。
難しい専門用語を使ったり、自分達の社内でしか通用しない用語を使ったりしないように注意。難解な略語も使用しないようにします。添付ファイルがある場合はその旨も記述します。

●締め
一般的には「よろしくお願いいたします」で締めます。返信がいらない場合はその旨を、返信期日がある場合はわかりやすく記述しましょう。

●署名
簡単な飾り文字や区切り文字を用いてから記述します。一般的には、会社名・部署名・名前・メールアドレス・電話番号です。

●添付
添付のし忘れはよくあるので注意です。また、大容量の添付ファイルもNG。大容量のファイルを見て欲しい場合は、一般的な共有ドライブに格納し、そのURLだけ記載するようにしましょう。

その他の基本的なマナー

●宛先は役職の高い順に
送信相手が複数の場合は、役職の高い順に記述します。

●送信する時間帯に注意
お相手の業務時間内＋前後1～2時間の間に送信しましょう。

●長文の場合にはその旨を記述
文頭に「長文になり大変恐縮ですが･･･」などの一文を入れておきましょう。

●かなり急ぎの案件は電話でフォロー
必ず「先程のメールはご覧になりましたか･･･」と確認します。そして「早急にご返事が欲しく、お電話させていただきました･･･」とフォローしましょう。