まずは基本！手紙の書き方とマナーLetter-writing basics & manners
思わず受けたくなる「依頼状」の書き方
仕事上のお付き合いの中で、取引先や顧客に何かを依頼したいケースはよくあります。このような場合には改めて依頼状を渡し、お相手の方に気持ちよく受けていただきたいですね。
ここでは、依頼状を書く時の注意点やポイントをご紹介します。お互いの信頼関係を保ちつつこれからも大切なビジネスパートナーとしてお付き合いが続くように心がけましょう。
依頼状の基本
人に何かを依頼する場合、まずはその方の貴重な時間を拘束してしまうということをよく認識しましょう。
人によっては仕事が立て込んでいたり、出張が重なっていたりするかもしれません。そのような場合でもその方に依頼したいのは、相手を信頼しているからこそ。たとえ親しい間柄であっても、礼儀をわきまえ謙虚な姿勢で内容を明確に伝えることが求められます。
また、「この件ではあなたの力を必要としています」と伝わるようにお相手を立て、快諾していただけるように配慮しましょう。
依頼する内容を簡潔に
依頼される相手にとっては、文頭の挨拶文よりも「いつ、どこで、何を頼まれているのか、何時間位かかるのか」が重要。一読してすぐに把握できるように分かりやすく箇条書きにまとめるのがポイントです。
また、返事はいつまでに必要なのか、誰に返事をするのかを明確に記載しておきましょう。
重要な依頼の場合、まずは電話やメールで依頼内容を簡単に伝え、相手の都合を確認しましょう。良い手ごたえが感じられたら、改めて依頼状を送る旨を伝えましょう。
強制するような内容にしない
お相手が断りにくくなるような内容はNG。例えば、「○○社の○○さんは快諾してくれました」と記載したり、承諾してくれることを前提に勝手に話を進めたりするのは止めましょう。
依頼内容によっては、交渉から入るケースもありうるので、慎重に対応しましょう。
やむを得ずお相手の都合がつかずに断られることもあります。そのような場合でも、相手に負担を与えないように心配りが必要です。
お礼状も忘れずに
依頼内容に対し相手が快諾してくれたら、そのイベントや依頼が終了した後に改めてお礼状を出しましょう。このようにちょっとした心遣いをすることが、ビジネスパートナーとしてのお付き合いを長続きさせる秘訣になります。
050-3315-0566
〈 受付時間 平日10時～17時 〉